برای صدور اظهارنامه ثبت نام در دفاتر بازرگانی در اداره ثبت شرکت ها مدارک و مراحل ذیل مورد نیاز است :
1. سه برگ اظهارنامه ثبت نام در دفاتر بازرگانی.
این برگ ها را می توان از دایره فروش اوراق بهادار مستقر در اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی تهیه و تکمیل و امضاء کرد.
2. پلمپ دفاتر تجاری ( روزنامه و کل ) در سال جاری و ارائه گواهی پلمپ دفاتر تجاری.
هر شخص ( اعم از حقیقی یا حقوقی ) که تاجر محسوب شود می بایستی دارای دفاتر قانونی باشد.تغییرادرس شرکت این دفاتر طبق قانون تجارت عبارت از دفتر روزنامه ، دفتر کل ، دفتر دارایی و دفتر کپیه می باشد. امروزه با وجود دستگاه هایی از قبیل زیراکس ، فتوکپی ، فاکس ( نمابر ) و امثال آن ها وجود دفتر کپیه ضروری به نظر نمی رسد و دیگر دفاتر در اداره ثبت شرکت ها پلمپ می شود و تاجر وفق مقررات نسبت به درج صورت حساب های خود در آن ها اقدام می کند. این دفاتر وقتی دارای سندیت خواهد بود که در اداره ثبت شرکت ها نسبت به ثبت و پلمپ آن ها اقدام شود.
برای اخذ کارت بازرگانی ، اشخاص حقوقی و حقیقی بایستی دارای دفاتر قانونی باشند. بنابراین ، با توجه به میزان معاملات خود نسبت به اخذ دفتر با تعداد صفحات لازم ( 50 برگی – 100 برگی و یا بالاتر ) تهیه و در دایره پلمپ دفاتر ثبت شرکت ها اقدام و یک برگ گواهی پلمپ دفاتر تجاری از واحد فروش اوراق بهادار تهیه و پس از پلمپ دفاتر نسبت به تکمیل آن اقدام و مسئول مربوطه نسبت به امضاء و مهر آن اقدام خواهد نمود.
3. یک برگ فتوکپی شناسنامه ( در صورتی که متقاضی ، شخص حقیقی باشد).
4. فتوکپی آگهی تاسیس شرکت و آخرین تغییرات آن ( در صورتی که متقاضی ، شخص حقوقی باشد).
در صورتی که متقاضی کارت بازرگانی شخص حقوقی باشد ، ارائه روزنامه رسمی تاسیس شرکت همراه با آخرین تغییرات در شرکت ضروری می باشد.
5. فیش پرداختی حق الثبت نام در دفاتر بازرگانی
حق الثبت نام در دفاتر بازرگانی با عنایت به قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب سال 1373 ، مبلغ چهار هزار ریال می باشد. که پس از اخذ فیش نسبت به واریز مبلغ مذکور در شعب بانک ملی معین ، اقدام و رسید پرداخت به واحد مربوطه به همراه سایر مدارک ارائه گردد.
6. ارائه اصل یا فتوکپی برابر اصل سند رسمی وکالت ( چنانچه امور توسط وکیل رسمی شرکت یا شخص انجام می شود).
در صورتی که امور توسط وکیل انجام می پذیرد، ارائه وکالت نامه رسمی نیز ضروری می باشد.
پس از تهیه مدارک یاد شده ، متقاضی بایستی به واحد ثبت دفاتر بازرگانی مراجعه کند. مسئول مربوطه نسبت به ثبت نام تجاری اقدام کرده و شماره دفتر را در روی سه نسخه اظهارنامه درج و سپس نسبت به امضاء و مهر نمودن اظهارنامه ها اقدام می نماید.
النهایه ، یک نسخه از اظهارنامه را جهت بایگانی در سوابق ضبط کرده و سایر نسخ را تحویل متقاضی می دهد.

• نمونه فرم اظهارنامه ثبت در دفتر بازرگانی

1. نام و نام خانوادگی بازرگانان و اسم تجارتخانه ............................................................
الف) نام و نام خانوادگی رئیس بنگاه و نام بنگاه ..............................................................
ب) نام و نام خانوادگی مدیر یا مدیران و نوع شرکت و نام آن ..............................................
2. تاریخ و محل تولد و شناسنامه و محل صدور آن .........................................................
3. تابعیت اصلی ................ و تابعیت فعلی و طرز تحصیل آن ............................................
4. تاریخ ورود به ایران و شماره و محل صدور پروانه اقامت .................................................
5. محل اقامت – نشانی تجارتخانه – یا بنگاه – یا شرکت و شعب آن .........................................
6. سرمایه : ..........................................................................................................
7. شماره ثبت پلمپ دفاتر تجاری :................................................................................
8. شماره تلفن : .......................عنوان تلگرافی :.............................. رمز : ....................
9. رشته تجارت ( تجارت داخلی ، خارجی یا هر دو ) ..........................................................
10. شماره ثبت علائم تجاری : ....................................................................................

11. نوع تجارت داخلی ( صادرات – واردات – حق العمل کاری ) و ارقام کالاهای عمده آن : ...............................................................................................................................
12. نوع معاملات تجارت داخلی و ارقام کالاهای عمده آن ................................. به تاریخ .................... ماه ...................... 13         محل امضاء
خلاصه مندرجات اظهارنامه بالا در تاریخ ........................ به شماره ......................... دفتر ثبت  تجاری در اداره ثبت .......................... به ثبت رسیده است.
اداره کل ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی رئیس اداره ثبت شرکت ها
ملاحظات .....................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
تذکر : هیچ یک از شرکت های بازرگانی وابسته به دولت از پرداخت هزینه دادرسی معاف نمی باشند.